Vad är ett diarium?

Kommunen och alla offentliga förvaltningar ska registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. Det är endast lagkrav på att diarieföra sekretessbelagda handlingar men de allmänna handlingarna skall dock hållas ordnade på så sätt att de går att hitta och därför kan diarieföring ändå rekommenderas.

Kommunen registrerar ärenden så snart de initieras, när handling kommer in till kommunen eller när kommunen påbörjar sitt arbete med ett ärende. I kommunens diarium kan det därmed förekomma ärenden som vi fortfarande arbetar med. Dessa ärenden är inte upprättade ännu, vilket innebär att handlingarna i ärendet inte är allmänna handlingar.

Vad menas med allmänna handlingar?

En handling är allmän när den förvaras, har inkommit eller upprättats hos en myndighet. En handling består av en framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. En handling innehåller alltså information av något slag och själva framställningssättet har ingen betydelse för om handlingen räknas som allmän eller inte.

Att en handling är allmän innebär inte att den automatiskt blir offentlig. Vissa allmänna handlingar är belagda med sekretess och är i och med det inte offentliga. Det kan lätt uppstå förvirring av begreppet allmän handling och det är vanligt att allmän blir likställt med offentlig men så är det alltså inte.

En handling är allmän så fort den har inkommit till myndigheten med vanlig post, på elektronisk väg eller om den är överlämnad till tjänsteman på annat sätt. En handling behöver inte vara diarieförd för att vara allmän och den räknas som upprättad när den är expedierad vid myndigheten.

I vissa fall är en handling inte allmän. Handlingar som inte räknas som allmänna är till exempel internt arbetsmaterial, utkast eller minnesanteckningar som inte tillför ett ärende någon information. Sådana handlingar blir allmänna först om de färdigställs eller skickas till någon utanför myndigheten. En del handlingar blir allmänna först när det ärende de tillhör avslutas.

All korrespondens med kommunen som brev, e-post och så vidare blir därmed en allmän handling som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Allmän handling – offentlig eller sekretessbelagd?

I de fall då en allmän handling är belagd med sekretess skall en prövning göras för att fastställa om handlingen kan lämnas ut eller inte. Generellt sett har man rätt att ta del av information som gäller en själv men gäller det exempelvis en familjemedlem eller en mer avlägsen släkting är det inte lika självklart. I de fall där man behöver fastställa om informationen, eller delar av den, kan lämnas ut görs då en särskild prövning. Det innebär att man undersöker om uppgifterna som efterfrågas kan medföra någon form av men för personen det rör. Det är möjligt att vissa delar av informationen går att lämna ut och annan inte. Har man en fullmakt/ett medgivande till utlämning av uppgifter behövs ingen menprövning göras.

Vad innebär offentlighetsprincipen och handlingsoffentligheten?

Offentlighetsprincipen innebär att allmänhet och massmedierna (tidningar, radio och TV) ges insyn i statens och kommunernas verksamhet.

I princip har alla, svenska medborgare och utländska medborgare, rätt att läsa de handlingar som finns hos kommunen. Denna rätt begränsas dock på två sätt:

• allmänheten har rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar
• en del handlingar är sekretessbelagda enligt lag

Den som vill ta del av en allmän handling skall vända sig till den myndighet som förvarar handlingen. Om man begär ut en handling på exempelvis kommunkontoret så har man också rätt att läsa den där, om den inte är sekretessbelagd. Den som vill ta del av en allmän handling har också rätt att få en avskrift eller kopia av handlingen, mot avgift.

Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handlingarna elektroniskt via e-post. Enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap. § 12 ska handlingarna lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift.

Enligt Tryckfrihetsförordningen 2 kap. § 14 behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Dock kan frågor behöva ställas vid en så kallad menprövning, då sekretessbelagda uppgifter har begärts ut. Detta för att kunna göra en så korrekt bedömning av materialet som möjligt.

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lag få ett skriftligt besked om detta (OSL 6 kap. § 3). Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos justitieombudsmannen, JO.